Restare a casa non è più solo un gesto civile, ma un’esigenza collettiva: la tua Azienda come ha reagito? Lo Smart Working è stato semplice ed indolore oppure ha causato panico e problemi?
Noi di Open Gate lavoriamo in Smart Working da più di 3 settimane… tutti… avendo preso la decisione la sera per la mattina successiva… senza problemi o interruzioni della nostra operatività.
La tua azienda può dire la stessa cosa?
Se la risposta è no, questo è il momento per riflettere ed investire in un’azienda in grado di superare le barriere di un ufficio, per diventare un’azienda pronta ad affrontare le criticità in modo rapido e smart.
Per aiutarti ti raccontiamo come lavoriamo noi e come lavorano molti dei nostri Clienti.
SERVER CLOUD
Ogni nostro software, front end, ambiente di test… risiede esclusivamente in cloud.
Questa scelta di per sé ci rende indipendenti da una sede fisica che necessiti di manutenzione, supporto, presenza di tecnici, misure di sicurezza…
Anche tutti i nostri Clienti che hanno già scelto di migrare i loro applicativi in cloud, hanno avuto modo di affrontare questa complessa situazione avendo un pensiero in meno e la certezza che avremmo garantito continuità nel supporto alle loro macchine.
IL NOSTRO GESTIONALE SEMPRE CON NOI
Anche il nostro ERP ad uso interno (custom e, ovviamente, sviluppato da noi!) è svincolato da un luogo fisico.
Tutti noi dipendenti di Open Gate siamo dotati di credenziali per accedere al nostro gestionale, una Web Application fruibile da qualsiasi PC dotato di connettività.
Quindi non abbiamo mai smesso di avere accesso al calendario aziendale, dove organizziamo riunioni, tracciamo le attività svolte per un Cliente…
Abbiamo continuato a creare nuovi Progetti per i nostri Clienti e a gestire i progetti già in corso.
Abbiamo proseguito la nostra attività commerciale, grazie al nostro CRM e non abbiamo mai smesso di emettere Fatture… esattamente come se fossimo in ufficio.
COMUNICARE E’ ESSENZIALE
Difficilmente si è in grado di lavorare in perfetta operatività senza comunicare con altre persone: siano esse colleghi o clienti, è essenziale avere sistemi efficienti di dialogo.
Noi utilizziamo Hangouts Chat, anche in condizioni non emergenziali, per comunicare rapidamente tra colleghi. Privatamente, con un solo collega, oppure in gruppi di lavoro.
Hangouts ci consente non solo di chattare ma anche di inviare immagini e videochiamarci.
Il web meet tra colleghi ha un duplice vantaggio: guardarsi in faccia mentre si parla permette di cogliere dubbi, esitazioni, soddisfazione… che altrimenti andrebbero perse in un testo scritto e, in secondo luogo, consente di condividere il proprio schermo, per mostrare una procedura o un’immagine che si vuole spiegare ad un collega.
Se abbiamo bisogno di comunicare con un Cliente usiamo Hangouts Meet: è sufficiente creare un appuntamento su Google Calendar ed automaticamente ad esso sarà associata una stanza dedicata su Meet.
Il link per raggiungere il meeting è disponibile direttamente nell’evento di calendario, contenuto nella mail che ricorda ai partecipanti ora e data dell’appuntamento.
Ovviamente usiamo la nostra mail aziendale, che non è “scaricata” su un PC che potrebbe non essere con noi: è una casella di posta raggiungibile da browser, immettendo semplicemente le nostre credenziali di accesso.
TUTTI I DOCUMENTI CHE TI POSSONO SERVIRE
Se tutti i documenti, fogli di calcolo, presentazioni… a cui stavi lavorando ieri risiedono su un PC che si trova nel tuo ufficio… difficilmente oggi riuscirai ad organizzare il tuo lavoro in un luogo diverso dal tuo ufficio.
Dovrai fare copie di tutto, recuperare documenti accatastati sulla tua scrivania… magari dovrai organizzarti per installare un software sul tuo PC di casa… riportare anche su quel PC tutto ciò che avevi nel tuo a lavoro…
Immagina invece di non avere assolutamente nulla sul tuo PC… neanche un file!
Immagina di poter lavorare a documenti residenti in uno spazio di archiviazione cloud. Pensa di poter condividere quei documenti, lavoraci a 4, 6, 8… mani simultaneamente, vedendo in tempo reale cosa l’altro sta scrivendo.
Noi lavoriamo esattamente così. Non nelle situazioni di emergenza, sempre!
Utilizziamo Google Drive, dove abbiamo cartelle individuali o condivise per gruppi di lavoro, dove creiamo presentazioni, doc, fogli di calcolo…
Possiamo condividere questi documenti semplicemente abilitando un collega o un cliente alla visualizzazione del documento oppure esportare il tutto in PDF e spedirlo via mail.
Possiamo creare template, che potremo riusare n volte o che i nostri colleghi potranno usare, per fare un’offerta, un documento di specifiche, una presentazione…
Pensate che avere tutto quello che ho appena decritto sia costoso e complesso? Non è affatto così… è sufficiente passare a GSuite, per avere Mail, Drive, Hangouts, Meet… è sufficiente rottamare i vostri server e passare ad un server cloud di Google Cloud Platform o Amazon Web Services.
Quanto tempo ci vuole? Meno di quello che potete immaginare…
Se non siete ancora Smart… questo è il momento perfetto per diventarlo: contattateci a sales@opengate.biz e vi accompagneremo lungo tutto il viaggio.
